AX Travel Management GmbH

Datenschutzerklärung

Datum des Inkrafttretens: 30. September 2016

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie die AX Travel Management GmbH personenbezogene Daten von Ihnen erhebt, nutzt, weitergibt und anderweitig verarbeitet. Als Mitarbeiter eines unserer Firmenkunden oder sonstige Einzelperson bieten wir Ihnen unsere Dienstleistungen (Reisen, Tagungen und Veranstaltungen sowie damit verbundene Produkte und Dienstleistungen) über unsere Websites, mobilen Applikationen, E-Mail-Kommunikation oder auf anderem Wege online oder offline an oder stellen Ihnen diese zur Verfügung.

GBT Reisende: Wenn Sie Mitarbeiter oder Reisender eines Firmenkunden von American Express Global Business Travel (GBT) sind, treten wir hinsichtlich der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Datenverarbeiter im Namen von GBT auf. Der übrige Teil dieser Datenschutzerklärung trifft auf Sie nicht zu; Ihre Daten unterliegen der Datenschutzerklärung von GBT. Bei Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten können Sie sich entsprechend den Angaben in deren Datenschutzerklärung an GBT wenden oder uns wie folgt kontaktieren: AX Travel Management GmbH, E-Mail: business@ax-travel.at

Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte

Welche Daten wir erheben

Wir erheben Daten über Sie im Zusammenhang mit Ihrer Registrierung, der Nutzung oder dem Kauf unserer Dienstleistungen oder diesbezüglichen Anfragen.

Wie wir Ihre Daten nutzen

Wir nutzen Ihre Daten für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen, die Abwicklung von Zahlungen, zum Betrieb unserer Websites und mobilen Anwendungen, zur Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen, zur Gewinnung von Geschäftseinblicken und zur Erfüllung von Gesetzen.

Wie wir Ihre Daten weitergeben

Unter Umständen haben wir einen Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber oder Reisekostenträger, der unser Firmenkunde ist, und geben Ihre Daten zur Buchung Ihrer Reise und zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen an diesen sowie an unsere Tochterunternehmen, Reiseanbieter und Dienstleistungspartner weiter. Wir verkaufen und geben keine Daten an Dritte weiter, so dass diese Ihnen unabhängig ihre eigenen Produkte oder Dienstleistungen direkt anbieten können.

Wie wir Ihre Daten schützen und speichern

Wir ergreifen angemessene administrative, technische und physische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unautorisiertem Zugriff und Gebrauch zu schützen.

Marketing und Ihre Wahlmöglichkeiten

Wir nutzen Ihre Daten zu Marketingzwecken und respektieren Ihre Entscheidung darüber, wie wir Ihnen Marketingangebote übermitteln dürfen.

Internationale Datenweitergabe

Die Weitergabe Ihrer Daten außerhalb Ihres Heimatlandes erfolgt im gesetzlich zulässigen Rahmen. Zum Schutz Ihrer Daten erfolgt die internationale Datenweitergabe im Rahmen entsprechender Datenübermittlungsvereinbarungen und anderer Schutzvorkehrungen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, ob Ihre Daten durch uns verarbeitet werden und können in dem nach anwendbarem Recht erforderlichen Umfang auf Ihre Daten zugreifen, sie korrigieren, löschen oder auf Wunsch und kostenfrei einer Nutzung Ihrer Daten durch uns widersprechen.

Änderungen

Wir informieren Sie über wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung vor deren Inkrafttreten durch Veröffentlichung der neuen Version auf unserer Website und gegebenenfalls durch eine direkte Mitteilung an Sie.

Fragen

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter business@ax-travel.at

Welche Daten wir erheben

Kundendaten – Wenn Sie uns kontaktieren, sich bei uns registrieren oder Dienstleistungen von uns in Anspruch nehmen, erheben wir Daten von Ihnen. Diese können Ihren Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Arbeitgeber und Postadresse umfassen. Von Reisenden benötigen wir gegebenenfalls auch die Passnummer, das Geschlecht und das Geburtsdatum. Wenn wir Reisen für Ihre Begleitpersonen buchen, erheben wir von diesen gegebenenfalls ähnliche Daten. Kundendaten werden in Ihrem Reiseprofil gespeichert, wo wir die für Ihre Reisebuchung und die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlichen Daten speichern. Sie können in Ihrem Reiseprofil noch weitere Daten angeben, einschließlich Anmeldedaten für Vielfliegerprogramme, behördliche Identifikationsnummern und Kontaktinformationen für Notfälle.

Reiseinformationen – Wenn Sie eine Reise über uns buchen, sammeln wir die Details Ihrer Reise (wie Ankunfts- und Abreiseort, Fluglinie, Hotel, Autovermietung) und weitere Daten, die für den Abschluss Ihrer Buchungen erforderlich sind. Wir erheben gegebenenfalls auch besondere Kategorien von Daten, um Barrierefreiheit, Essenswünsche oder andere gewünschte Dienstleistungen bereitzustellen.

Zahlungsinformationen – Damit Sie Ihre Buchungen und andere Transaktionen durch unsere Dienstleistungen bezahlen können, erheben wir Daten zu Zahlungskarten oder sonstige Daten, die zur Abwicklung von Zahlungen erforderlich sind.

Gerätedaten – Wir erheben Daten darüber, wie Sie unsere Dienstleistungen nutzen, einschließlich der IP-Adresse Ihres Computers und Daten, die darüber ermittelt werden können (wie den Internetprovider und den allgemeinen geografischen Standort), die eindeutige Gerätenummer und andere technische Informationen. Wir erheben auch Daten darüber, wie Sie unsere Websites und mobilen Anwendungen nutzen. Einige dieser Daten erheben wir durch den Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien, wie hier beschrieben.

Wie wir Ihre Daten nutzen

Bereitstellung unserer Reiseprodukte und Dienstleistungen – Wir nutzen Ihre Daten für Ihre Reisebuchungen, die Organisation von Tagungen und Veranstaltungen, das Erstellen von Reiseplänen und Rechnungen, für Mitteilungen an Sie bezüglich Ihrer Reise oder unserer Produkte und Dienstleistungen, zur Bereitstellung des Kundendienstes und zur Verwaltung Ihres Kontos.

Bereitstellung unserer Produkte und Dienstleistungen für Firmenkunden – Wir nutzen Ihre Daten zur Einhaltung unserer Verträge mit Ihrem Arbeitgeber oder Reisekostenträger, für Mitteilungen zu unseren Produkten und Dienstleistungen und um diese bei der Einhaltung ihrer Richtlinien zu unterstützen.

Abwicklung von Zahlungen – Wir nutzen Ihre Daten zur Durchführung von Transaktionen und für den damit verbundenen Kundendienst.

Betreiben von Websites und mobilen Anwendungen – Wir nutzen Gerätedaten zur Überwachung und Optimierung der Erbringung und der Inhalte unserer Dienstleistungen, für Aktualisierungen, für Trend- und Nutzungsanalysen im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen und zur Ermittlung der Wirksamkeit unserer Anzeigen und Angebote.

Geschäftsbetrieb und Verbesserung von Geschäftsabläufen – Wir nutzen Ihre Daten zur Einhaltung unserer Unternehmensrichtlinien und Geschäftsabläufe, für buchhalterische und wirtschaftliche Zwecke, zur Aufdeckung oder Verhinderung betrügerischer oder krimineller Aktivitäten, für den Geschäftsbetrieb, die Analyse und Verbesserung unseres Geschäfts und unserer Dienstleistungen und anderweitig wie gesetzlich vorgeschrieben.

Marketing und Ihre Wahlmöglichkeiten

Wir nutzen personenbezogene Daten gegebenenfalls dazu, Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen oder solche aus verwandten Geschäftsbereichen (wie Restaurants, Verbrauchsgüter, Reisen und Unterhaltung) zu informieren, um zu ermitteln, ob bestimmte neue Produkte oder Dienstleistungen für Sie interessant sein könnten, und um Ihnen Werbeinhalte zukommen zu lassen, die speziell auf Ihre Interessen, Ihren Standort oder Ihre Reiseroute zugeschnitten sind (mit Ihrer Zustimmung oder im gesetzlich zulässigen Rahmen).

Wir senden Ihnen gegebenenfalls gemäß geltendem Recht und den von Ihnen vorgenommenen Einstellungen Marketingmitteilungen über unsere Websites oder mobilen Anwendungen sowie per E-Mail und andere Kanäle zu. Sie haben die Möglichkeit, zu entscheiden, wie wir Ihnen Marketingmitteilungen zukommen lassen dürfen. Wenn Sie keine Marketingmitteilungen mehr von uns erhalten möchten, können Sie jederzeit den entsprechenden Anweisungen in unseren Mitteilungen folgen oder entsprechende Einstellungen in Ihrem Kundenprofil vornehmen.

Wir senden Ihnen auch Mitteilungen, die für unsere Dienstleistungen von Bedeutung sind; so setzen wir uns beispielsweise mit Ihnen in Verbindung, um Ihre Reise zu planen, Ihr Konto zu warten, Ihre Anliegen zu erfüllen oder anderweitig wie gesetzlich vorgeschrieben. Einige dieser Servicemitteilungen enthalten Daten, die Sie im Rahmen unserer Dienstleistungsbeziehung mit Ihrem Arbeitgeber oder Reisekostenträger erhalten (beispielsweise Nachrichten, die Sie bei der Einhaltung von deren Reiserichtlinien unterstützen). Sollten Sie der Zusendung von Marketingmitteilungen widersprechen, werden Sie diese Servicemitteilungen weiterhin erhalten.

Wie wir Ihre Daten weitergeben

Ihr Arbeitgeber oder Reisekostenträger – Unsere Dienstleistung an Sie erfolgt möglicherweise im Rahmen von Dienstleistungsverträgen mit Ihrem Arbeitgeber oder Reisekostenträger. Wir geben Ihre Daten an diese weiter, um es ihnen zu ermöglichen, ihre Geschäftsreisen zu verwalten und die Einhaltung der Dienstreisebestimmungen des Unternehmens zu gewährleisten. Auf Verlangen Ihres Arbeitgebers oder Reisekostenträgers können wir Ihre Daten auch an deren Dienstleistungspartner weitergeben.

Tochterunternehmen – Wir geben Daten im gesetzlich zulässigen Rahmen innerhalb der Unternehmensfamilie weiter, um deren und unsere Produkte und Dienstleistungen bereitstellen, analysieren und optimieren zu können.

Reiseanbieter und sonstige Reisedienstleister – Wir geben Daten an Reiseanbieter (beispielsweise Fluggesellschaften und Hotels) und Reisedienstleister (beispielsweise Ticketvertriebssysteme und Anbieter von Reise-Apps) sowie deren Dienstleistungspartner weiter, sofern dies erforderlich ist für die Buchung Ihrer Reise und die Bereitstellung der reisebezogenen Dienstleistung an Sie und Ihren Arbeitgeber. Wir verkaufen keine Daten an Dritte, so dass diese Ihnen unabhängig ihre eigenen Produkte oder Dienstleistungen direkt anbieten können.

Dienstleistungspartner – Wir geben Daten an Dienstleister weiter, die in unserem Namen Leistungen erbringen, wie beispielsweise andere Reisebüros, Tagungs- und Veranstaltungsplaner, Visa- und Reisepassdienstleister, mobile Anwendungen und Softwareentwickler sowie Partner, die IT-Support, Datenhosting, Marketing- und Kommunikationssysteme und Inkassodienste bereitstellen. Diese Dienstleistungspartner greifen nur in dem Rahmen auf Daten zu, der für die Erbringung ihrer Dienste erforderlich ist, wie vertraglich mit uns festgelegt.

Geschäftseinblicke – Wir stellen gegebenenfalls Daten vieler Personen zusammen, um aggregierte Statistiken zu erstellen, bei denen Sie nicht persönlich identifiziert werden können. Diese Daten werden zur Erfassung von Branchentrends und Geschäftseinblicken genutzt und können an Dritte weitergegeben werden.

Geschäftsübergang – Sollten wir eine Transaktion verhandeln oder abschließen, die das Geschäft ganz oder teilweise betrifft (beispielsweise Umstrukturierung, Zusammenschluss, Verkauf oder Erwerb), können im gesetzlich zulässigen Rahmen Daten an Dritte weitergegeben werden, die an dieser Transaktion beteiligt sind.

Gesetzliche Erfordernisse oder Zulässigkeit – Wir geben gegebenenfalls Daten an Aufsichtsbehörden, Gerichte und staatliche Behörden weiter, wenn wir dies aufgrund von Gesetzen oder Verordnungen oder im Rahmen von Gerichtsverfahren für erforderlich oder zulässig halten oder um die Interessen, Rechte und das Eigentum der AX Travel Management GmbH oder anderer zu schützen.

Wir geben auch personenbezogene Daten an Dritte weiter, wenn dies von Ihnen gewünscht oder genehmigt wurde.

Wie wir ihre Daten schützen und speichern

Wir ergreifen angemessene administrative, technische und physische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten vor unautorisiertem Zugriff und Nutzung zu schützen. Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen und für legitime betriebliche Zwecke erforderlich ist, es sei denn, wir sind durch Gesetze oder Verordnungen oder aufgrund von Rechtsstreits und behördlichen Ermittlungen gehalten, diese für einen längeren Zeitraum zu speichern.

Internationale Datenweitergabe

Wir geben Ihre Daten zu den hier beschriebenen Zwecken gegebenenfalls auch an Gerichtsbarkeiten außerhalb Ihres Heimatlandes weiter, einschließlich Länder, die unter Umständen nicht dasselbe Datenschutzniveau haben wie Ihr Heimatland. Zum Schutz der Daten erfolgt die Datenweitergabe in Übereinstimmung mit entsprechenden Datenübermittlungsvereinbarungen und anderen Schutzvorkehrungen. Unabhängig davon, wo wir Ihre Daten verarbeiten, schützen wir diese in der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Weise und in Übereinstimmung mit geltendem Recht.

Ihre Rechte

Wenn Sie ein Online-Konto bei uns erstellt haben, können Sie darauf zugreifen, um Ihre Daten anzuzeigen und Änderungen und Korrekturen an den von Ihnen hinterlegten Daten vorzunehmen. Sie haben außerdem das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, ob Ihre Daten durch uns verarbeitet werden und können auf Ihre Daten zugreifen, sie korrigieren, löschen oder auf Wunsch und kostenfrei einer Nutzung Ihrer Daten durch uns widersprechen. Um von diesem Recht Gebrauch zu machen, kontaktieren Sie uns bitte unter: business@ax-travel.at. Wir sind bemüht, Ihr Anliegen so bald wie möglich zu erfüllen. Bitte beachten Sie, dass wir bestimmte Daten zu Dokumentationszwecken, zum Abschluss von Transaktionen, die Sie vor Ihrem Antrag begonnen haben, oder für andere Zwecke im gesetzlich zulässigen Rahmen aufbewahren müssen.

Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann von uns aufgrund geschäftlicher Veränderungen oder gesetzlicher Neuerungen von Zeit zu Zeit geändert werden. Bei wesentlichen Änderungen dieser Datenschutzerklärung werden wir vor deren Inkrafttreten einen entsprechenden Hinweis auf unserer Website veröffentlichen und Sie, wenn es gemäß geltendem Recht erforderlich ist, anderweitig informieren.

Fragen

Wenn Sie Fragen oder Beschwerden über die AX Travel Management GmbH und den Datenschutz haben, kontaktieren Sie uns bitte unter:

Lassallestrasse 3, 1020 Wien, Österreich, Tel: +43(1)58800-0, business@ax-travel.at

In den meisten Fällen werden wir Sie bitten, eine Beschwerde schriftlich einzureichen. Wir werden Ihre Beschwerde prüfen und antworten in der Regel schriftlich innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt. Sollten Sie keine Antwort erhalten oder anderweitig unzufrieden mit unserer Antwort sein, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Regulierungsstelle einzulegen.